Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Anwendung nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Datenerfassung in dieser Anwendung

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung?

Das kommt darauf an, um welche Daten es geht — und diese Unterscheidung zieht sich durch die ganze Erklärung. Für Ihr eigenes Kundenkonto und die Dienste, die wir Ihnen unmittelbar anbieten, ist der Betreiber verantwortlich. Für alles, was Ihre Werkstatt in ihrem Betrieb über Sie erfasst, ist die Werkstatt verantwortlich; wir verarbeiten diese Daten nur in ihrem Auftrag. Welche Stelle für welchen Vorgang zuständig ist, steht im Abschnitt „Zwei verantwortliche Stellen“; die Kontaktdaten des Betreibers stehen im Abschnitt „Hinweis zur verantwortlichen Stelle“.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie bei der Registrierung Ihres Kontos oder bei der Anlage eines Werkstattauftrags eingeben. Andere Daten werden automatisch beim Aufruf der Anwendung durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs).

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Anwendung zu gewährleisten. Die übrigen Daten werden zur Erfüllung des Nutzungsverhältnisses verarbeitet, insbesondere zur Verwaltung von Fahrrädern, Terminen, Werkstattaufträgen und der Kommunikation zwischen Kunde und Werkstatt. Eine Analyse Ihres Nutzungsverhaltens zu Werbe- oder Tracking-Zwecken findet nicht statt.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Bestimmte Rechte — insbesondere den Export Ihrer Daten und die Löschung Ihres Kontos — können Sie direkt in Ihrem Kundenkonto selbst ausüben. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.

2. Hosting

Wir betreiben diese Anwendung bei folgendem Anbieter:

Hetzner

Anbieter ist die Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland (nachfolgend „Hetzner“). Die Anwendung wird auf einem gemieteten Server in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Hetzner: https://www.hetzner.com/de/legal/privacy-policy/.

Die Verwendung von Hetzner erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen und sicheren Bereitstellung unserer Anwendung.

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Nutzer nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Anwendung nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie diese Anwendung benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitungen, die in dieser Erklärung als unsere gekennzeichnet sind — welche das sind, steht im nächsten Abschnitt „Zwei verantwortliche Stellen“ —, ist:

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Zwei verantwortliche Stellen — wir und Ihre Werkstatt

KuKo ist eine Software, die Fahrradwerkstätten für ihren Betrieb mieten. Daraus folgen zwei getrennte Verantwortlichkeiten, und davon hängt ab, an wen Sie sich mit Ihren Rechten wenden.

Wir sind verantwortlich für die Daten, die Sie uns unmittelbar geben oder die beim Betrieb der Anwendung selbst anfallen: Ihr Kundenkonto samt Anmeldung (Abschnitt „Registrierung und Kundenkonto“), die Terminanfrage über das Buchungs-Widget, die Anfrage per E-Mail oder Telefon an uns, der Newsletter, die Push-Benachrichtigungen, die werkstattübergreifende Service-Historie, die anonyme Performance-Messung sowie die Server-Log-Dateien. Für diese Verarbeitungen ist die oben genannte Stelle Ihr Ansprechpartner.

Ihre Werkstatt ist verantwortlich für alles, was sie in ihrem Betrieb über Sie führt: Ihre Kundendaten in ihrem Kundenstamm — auch wenn sie diese am Tresen aufgenommen oder aus ihrem bisherigen Warenwirtschaftssystem übernommen hat —, Ihre Fahrräder, Aufträge, Termine, Rechnungen, Auftragsnotizen und den Nachrichtenverlauf mit der Werkstatt. Hierfür entscheidet die Werkstatt über Zwecke und Mittel; wir handeln als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Vertrags über Auftragsverarbeitung und ausschließlich nach ihren Weisungen. Für diese Daten ist die Werkstatt Ihre verantwortliche Stelle — auch für die Information nach Art. 13 und 14 DSGVO darüber, welche Daten sie zu welchem Zweck und aus welcher Quelle über Sie führt.

Dasselbe gilt für die Beschäftigten einer Werkstatt. Wer als Werkstattleitung oder als Mechanikerin bzw. Mechaniker ein Konto in dieser Anwendung nutzt, dessen Daten — Name, Benutzername, Zuordnung zu Aufträgen und, sofern die Werkstatt das Modul zur Zeiterfassung nutzt, Arbeitszeiten — verarbeitet der Arbeitgeber in eigener Verantwortung. Ihre Information darüber erhalten Beschäftigte von ihrer Werkstatt, nicht von uns.

Was das praktisch heißt: Betrifft Ihr Anliegen Daten aus dem Betrieb Ihrer Werkstatt, richten Sie es bitte direkt an diese — sie kann es beantworten, wir dürfen es nicht ohne ihre Weisung. Erreicht uns ein solches Anliegen dennoch, leiten wir es unverzüglich an die zuständige Werkstatt weiter und sagen Ihnen Bescheid. Sind Sie sich nicht sicher, welche Stelle zuständig ist, schreiben Sie uns — wir ordnen das zu.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten, sofern diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Über die jeweils im Einzelfall einschlägigen Rechtsgrundlagen wird in den folgenden Absätzen dieser Datenschutzerklärung informiert.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Tätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen externen Stellen zusammen (siehe Abschnitt „Eigene Dienste und Auftragsverarbeiter“). Dabei ist teilweise auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an diese externen Stellen erforderlich. Wir geben personenbezogene Daten nur dann an externe Stellen weiter, wenn dies im Rahmen der Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind, wenn wir ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Weitergabe haben oder wenn eine sonstige Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erlaubt. Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir personenbezogene Daten nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung weiter.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen (Art. 21 DSGVO)

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Die jeweilige Rechtsgrundlage, auf der eine Verarbeitung beruht, entnehmen Sie dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Geht es um Daten, für die Ihre Werkstatt verantwortlich ist (siehe „Zwei verantwortliche Stellen“), ist die Aufsichtsbehörde an deren Sitz zuständig.

Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO — also eine Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt und ausschließlich von einer Maschine getroffen wird — findet nicht statt. Der in den Werkstatt-Ansichten verfügbare Hilfe-Assistent (siehe Abschnitt „Google Cloud / Vertex AI“) beantwortet Fragen des Personals zur Bedienung; er trifft keine Entscheidungen über Sie. Über den Einsatz eines KI-Systems informieren wir das Personal vor der Nutzung.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. In dieser Anwendung können Sie Ihre eigenen Daten jederzeit selbst als maschinenlesbare Datei (JSON) in Ihrem Kundenkonto exportieren.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Die Löschung Ihres Kontos können Sie direkt in Ihrem Kundenkonto anstoßen; dabei werden Ihre personenbezogenen Daten anonymisiert und Ihr Zugang entzogen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Hierzu sowie zu weiteren Fragen können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

• Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.
• Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
• Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.
• Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Anwendung nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

4. Datenerfassung in dieser Anwendung

Cookies

Diese Anwendung verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Cookies sind kleine Datenpakete und richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an. Sie werden entweder vorübergehend für die Dauer einer Sitzung (Session-Cookies) oder dauerhaft (permanente Cookies) auf Ihrem Endgerät gespeichert. Wir setzen die folgenden Cookies ein:

• Anmelde-Session — dient der Authentifizierung und hält Sie nach dem Login angemeldet (HttpOnly, Secure).
• Sicherheits-Marker im Passwort-Reset — ein kurzlebiges Cookie (ca. 10 Minuten), das den Passwort-Zurücksetzen-Vorgang absichert.

Diese Cookies sind zur Bereitstellung der von Ihnen ausdrücklich gewünschten Funktionen (Anmeldung, Sicherheit) zwingend erforderlich. Ihre Speicherung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und ist daher einwilligungsfrei. Eine Auswertung Ihres Nutzungsverhaltens oder eine Verwendung zu Werbezwecken findet nicht statt.

Weitere clientseitige Speicherung

Zur technischen Optimierung wird in Ihrem Browser eine zufällige, anonyme Sitzungs-Kennung ohne Personenbezug gespeichert, die beim Schließen des Browsers wieder gelöscht wird (siehe „Performance-Messung“). Für die Kunden-App kommt zusätzlich ein Service Worker zum Einsatz, der ausschließlich statische Inhalte (Programmdateien, Seitengerüst) zwischenspeichert, um die Anwendung auch bei schlechter Verbindung nutzbar zu machen. Für Kunden-Konten werden Live-Daten (Konto-, Auftrags- oder Kommunikationsdaten) dabei nicht offline gespeichert.

Offline-Tagesmappe (nur Werkstatt- und Mechaniker-Konten)

Für angemeldete Werkstatt- und Mechaniker-Konten legt die Anwendung eine sogenannte Offline-Tagesmappe im lokalen Browser-Speicher (IndexedDB) des verwendeten Endgeräts ab: die anstehenden Termine (heute bis sieben Tage im Voraus) sowie die offenen Werkstattaufträge, jeweils mit den zur Durchführung nötigen Angaben (Kundenname, Telefonnummer, Fahrraddaten, Auftragspositionen und -notizen). Zweck ist ausschließlich, den Werkstattbetrieb bei einem Ausfall der Internetverbindung fortführen zu können. Rechnungs- oder Zahlungsdaten werden nicht offline gespeichert. Der gespeicherte Lese-Stand verbleibt auf dem Endgerät und wird automatisch gelöscht: spätestens 24 Stunden nach dem Speichern sowie bei jeder Abmeldung bzw. jedem Aufruf der Anmeldeseite. Zusätzlich können während eines Verbindungsausfalls einzelne Auftragsänderungen (Statuswechsel, Auftragsnotizen, Kilometerstand, Auftragspositionen aus dem Dienstleistungs- und Ersatzteilkatalog der Werkstatt) lokal vorgemerkt werden; diese Vormerkungen werden bei Wiederherstellung der Verbindung an den Server übertragen (dies entspricht der normalen Auftragsbearbeitung) und lokal gelöscht — spätestens jedoch sieben Tage nach ihrer Erfassung, dann ohne Übertragung. Die Speicherung ist für diese ausdrücklich gewünschte Funktion technisch erforderlich und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Server-Log-Dateien

Der Provider der Anwendung erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Betreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung seiner Anwendung — hierzu müssen die Server-Log-Dateien erfasst werden.

Registrierung und Kundenkonto

Sie können sich in dieser Anwendung registrieren, um die Funktionen des Werkstattmanagements zu nutzen. Wir verarbeiten dabei die von Ihnen angegebenen Daten, insbesondere E-Mail-Adresse, Name, Telefonnummer, Anschrift, optional ein Profilbild sowie ggf. einen Notfallkontakt und abholberechtigte Personen. Zu Ihren Fahrrädern können Angaben wie Marke, Modell, Rahmennummer sowie Akku- bzw. Motor-Seriennummer gespeichert werden. Im Rahmen von Aufträgen, Terminen, Rechnungen und der Kommunikation mit der Werkstatt fallen weitere Daten an.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zum Zwecke der Durchführung des durch die Registrierung begründeten Nutzungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten werden gespeichert, solange Ihr Konto besteht, und anschließend gelöscht; gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt. Soweit Sie Daten Dritter angeben (z. B. Notfallkontakt oder abholberechtigte Personen), sind Sie für die Rechtmäßigkeit dieser Angabe verantwortlich.

Welche Angaben nötig sind und was passiert, wenn Sie sie nicht machen: Gesetzlich verpflichtet sind Sie zu keiner dieser Angaben. Für das Konto selbst brauchen wir Name, E-Mail-Adresse und ein Passwort — ohne sie lässt sich kein Zugang einrichten und damit kein Nutzungsverhältnis begründen. Telefonnummer und Anschrift benötigt Ihre Werkstatt, um Sie zu erreichen und Rechnungen korrekt auszustellen; ohne Anschrift kann sie Ihnen keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG ausstellen. Die Angaben zu Ihrem Rad — insbesondere die Rahmennummer — dienen der eindeutigen Zuordnung; fehlen sie, ist eine Verwechslung möglich, die Nutzung bleibt aber möglich. Freiwillig und jederzeit entfernbar sind Profilbild, Notfallkontakt und abholberechtigte Personen; ihr Fehlen hat keine Folgen.

Terminbuchung über das Buchungs-Widget (ohne Kundenkonto)

Werkstätten können ein Buchungs-Widget auf ihrer eigenen Website einbinden. Darüber können Sie einen Termin anfragen, ohne ein Kundenkonto anzulegen. Verarbeitet werden dabei die von Ihnen angegebenen Daten: Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Angaben zu Ihrem Fahrrad (Marke, Modell, Antriebsart), Ihr beschriebenes Anliegen, die gewählten Leistungen, der Wunschtermin sowie optional ein von Ihnen hochgeladenes Foto und Angaben zu einem Leasingvertrag. Diese Daten werden der von Ihnen gewählten Werkstatt zur Verfügung gestellt, damit sie den Termin bearbeiten kann.

Im Anschluss an die Buchung erhalten Sie an die angegebene Adresse eine Bestätigungs-E-Mail mit den Eckdaten Ihres Termins. Diese E-Mail enthält zusätzlich einen persönlichen, zeitlich befristeten Link, über den Sie freiwillig ein kostenloses Kundenkonto anlegen können; lösen Sie ihn ein, wird der gebuchte Auftrag mit diesem Konto verknüpft. Sie müssen den Link nicht nutzen — die Buchung ist auch ohne Konto gültig. Eine solche Einladung wird pro Person nur einmal versendet, und nicht an Adressen, zu denen bereits ein Kundenkonto besteht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin). Ein Werbe- oder Newsletter-Versand erfolgt über diesen Weg nicht. Möchten Sie zu Ihren Buchungen keine E-Mails mehr erhalten, genügt eine Nachricht an die im Impressum genannte Adresse oder an termin@kukowerkstatt.de.

Anfrage per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Innerhalb der Anwendung besteht zudem die Möglichkeit, über eine Chat-Funktion direkt mit der Werkstatt zu kommunizieren; die Inhalte dieser Nachrichten werden zum Zwecke der Auftragsabwicklung gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Newsletter

Auf unserer Newsletter-Seite können Sie einen Newsletter abonnieren, mit dem wir über Neuerungen an KuKo informieren. Für die Anmeldung benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse sowie Angaben, die uns die Prüfung erlauben, dass Sie der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind und mit dem Empfang des Newsletters einverstanden sind. Weitere Daten werden nicht bzw. nur auf freiwilliger Basis erhoben.

Die Anmeldung erfolgt im sogenannten Double-Opt-In-Verfahren: Nach Ihrer Eintragung erhalten Sie eine E-Mail, in der Sie die Anmeldung bestätigen müssen. Erst danach sind Sie eingetragen. Zum Nachweis der Einwilligung werden dabei der Zeitpunkt der Anmeldung und Ihre IP-Adresse gespeichert. Diese beiden Angaben dienen ausschließlich diesem Nachweis (Art. 7 Abs. 1 DSGVO) und werden zu keinem anderen Zweck ausgewertet. Wir bewahren sie für die Dauer Ihres Abonnements und darüber hinaus so lange auf, wie wir die Einwilligung belegen können müssen.

Die Verarbeitung der eingegebenen Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, etwa über den Abmeldelink am Ende jedes Newsletters. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt. Die zum Zwecke des Newsletter-Bezugs hinterlegten Daten werden von uns bis zu Ihrer Austragung aus dem Newsletter gespeichert und nach der Abbestellung des Newsletters gelöscht. Daten, die zu anderen Zwecken bei uns gespeichert wurden, bleiben hiervon unberührt.

Versanddienstleister rapidmail

Für den Versand des Newsletters nutzen wir rapidmail. Anbieter ist die rapidmail GmbH, Augustinerplatz 2, 79098 Freiburg i. Br., Deutschland. Die von Ihnen zum Zwecke des Newsletter-Bezugs eingegebenen Daten werden auf den Servern von rapidmail in Deutschland gespeichert. rapidmail verwendet diese Daten zum Versand und zur Auswertung der Newsletter in unserem Auftrag. Rechtsgrundlage für die Übermittlung an rapidmail ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wir haben mit rapidmail einen Vertrag über Auftragsverarbeitung geschlossen. Näheres entnehmen Sie den Datenschutzbestimmungen von rapidmail unter https://www.rapidmail.de/datenschutz.

Verarbeiten von Kunden- und Vertragsdaten

Wir erheben, verarbeiten und nutzen personenbezogene Kunden- und Vertragsdaten zur Begründung, inhaltlichen Ausgestaltung und Änderung unserer Vertragsbeziehungen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die erhobenen Kundendaten werden nach Abschluss des Auftrags oder Beendigung der Geschäftsbeziehung und Ablauf der ggf. bestehenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht.

5. Plugins und Tools

Google Fonts (lokales Hosting)

Diese Anwendung nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten so genannte Google Fonts. Die Google Fonts sind lokal installiert. Eine Verbindung zu Servern von Google findet dabei nicht statt. Es werden insbesondere keine Daten an Google übertragen.

OpenStreetMap

Wir nutzen den Kartendienst von OpenStreetMap (OSM), um Werkstattstandorte darzustellen und Adressen zu suchen. Anbieter ist die OpenStreetMap Foundation, St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Großbritannien. Großbritannien gilt als datenschutzrechtlich sicherer Drittstaat. Bei der Nutzung der OpenStreetMap-Karten bzw. der Adress-Suche wird eine Verbindung zu den Servern der OpenStreetMap Foundation hergestellt. Dabei können u. a. Ihre IP-Adresse sowie die abgerufenen Karten- bzw. Suchanfragen an die OSMF übertragen werden.

Die Karte kann auf Ihren Klick hin Ihren Gerätestandort abfragen; dies geschieht nur nach ausdrücklicher Erlaubnis durch Ihren Browser und nicht automatisch. Der Standort wird nicht gespeichert. Die Nutzung von OpenStreetMap erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung und einer leichten Auffindbarkeit der angegebenen Orte. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar.

6. Eigene Dienste und Auftragsverarbeiter

Für den Betrieb der Anwendung setzen wir die folgenden Dienste ein. Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen — soweit erforderlich — Verträge über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Supabase (Datenbank, Authentifizierung, Datei-Speicher)

Diese Anwendung nutzt Supabase als Backend für Datenbank, Nutzer-Authentifizierung und Datei-Speicherung. Anbieter ist die Supabase, Inc. (USA); die Verarbeitung und Speicherung erfolgt in einem Rechenzentrum in der Europäischen Union (Frankfurt am Main, Region eu-central-1). Verarbeitet werden alle im Rahmen der Kontonutzung anfallenden Daten (Konto-, Kontakt-, Fahrrad-, Auftrags-, Rechnungs- und Kommunikationsdaten). Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO); für etwaige Übermittlungen an die US-Muttergesellschaft greifen die EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

rapidmail (Versand von Transaktions-E-Mails)

Für den Versand systemgenerierter E-Mails (z. B. Registrierungs- und Passwort-Bestätigungen, Auftrags- und Terminbenachrichtigungen) nutzen wir den SMTP-Versanddienst der rapidmail GmbH, Augustinerplatz 2, 79098 Freiburg, Deutschland. Übermittelt werden Empfänger-E-Mail-Adresse, Name und der jeweilige Nachrichteninhalt. Die Verarbeitung erfolgt in Deutschland auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Ein Newsletter-Versand findet nicht statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Mailgun (Empfang von E-Mails an die Werkstatt)

Werkstätten können in der Anwendung eine eigene E-Mail-Adresse für eingehende Post aktivieren. Der Empfang läuft technisch über den E-Mail-Dienst Mailgun der Mailgun Technologies, Inc. (Geschäftsbereich „Sinch Email“ der Sinch-Gruppe), 112 E. Pecan Street #1135, San Antonio, Texas 78205, USA. Wir nutzen die europäische Region des Dienstes; die Verarbeitung findet in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union statt.

Verarbeitet werden dabei die Bestandteile der eingehenden Nachricht: Absender- und Empfängeradresse, Betreff, Nachrichtentext, technische Kopfzeilen sowie — sofern die Werkstatt diese Funktion aktiviert hat — Dateianhänge. Schreiben Sie Ihrer Werkstatt an diese Adresse, laufen Ihre Angaben also über diesen Dienst. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO); für Übermittlungen an die US-Muttergesellschaft stützt sich der Anbieter auf seine Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework sowie auf die EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Google Cloud / Vertex AI (Hilfe-Assistent für das Werkstattpersonal)

In den Werkstatt-Ansichten steht dem Personal ein Assistent zur Verfügung, der Fragen zur Bedienung der Anwendung beantwortet. Er nutzt ein Sprachmodell (Gemini) über den Dienst Vertex AI der Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland. Als Verarbeitungsort ist die EU-Mehrfachregion eingestellt; die Verarbeitung findet damit innerhalb der Europäischen Union statt. Kundinnen und Kunden haben keinen Zugang zu dieser Funktion — sie ist ausschließlich für Werkstattpersonal freigeschaltet.

Übermittelt werden die Frage des Personals und ein Auszug der aktuellen Betriebslage der Werkstatt, damit der Assistent sinnvoll antworten kann. Dieser Auszug enthält personenbezogene Daten: Auftragsnummern, Fahrradbezeichnungen, Namen von Kundinnen und Kunden, Namen von Mechanikerinnen und Mechanikern, Status, Uhrzeiten und Kennzahlen des Betriebs.

Fragt das Personal nach einem bestimmten Auftrag, kommt dessen dokumentierter Verlauf hinzu. Darin stehen auch Freitexte im Klartext: Notizen der Werkstatt zum Auftrag, die Betreffzeilen ein- und ausgehender E-Mails sowie Chat-Nachrichten, die zwischen Ihnen und der Werkstatt gewechselt wurden. Was in solchen Freitexten steht, bestimmen die Verfassenden — es wird unverändert mitgegeben.

Aus Ihrem Kundenprofil werden Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse nicht übermittelt; ebenso wenig Rechnungs- oder Zahlungsdaten.

Nach den Dienstspezifischen Bedingungen des Anbieters werden die übermittelten Daten nicht zum Training oder zur Verfeinerung seiner KI-Modelle verwendet. Der Anbieter kann Anfragen jedoch protokollieren, um Missbrauch und Verstöße gegen seine Nutzungsbedingungen zu erkennen. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Cloud Data Processing Addendum, Art. 28 DSGVO) nebst EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse an einer verlässlichen Bedienunterstützung des Werkstattpersonals.

Kalender- und Telefonbuch-Abruf der Werkstatt

Werkstätten können zwei Abruf-Adressen aktivieren, über die ihre eigenen Kalender- und Telefonbuchdaten von Endgeräten im Betrieb gelesen werden: der Terminkalender in Kalender-Programmen (z. B. Outlook, Apple Kalender) und ein Telefonbuch für Tischtelefone, das den Namen einer anrufenden Person anzeigt. Weil solche Geräte sich nicht anmelden können, ist die Adresse selbst der Zugangsschlüssel — sie enthält eine lange Zufallszeichenfolge und ist nicht erratbar.

Über diese Adressen werden Name und Telefonnummer der Kundinnen und Kunden der jeweiligen Werkstatt sowie Termindaten (Zeitpunkt, Fahrrad, Terminnotiz) abrufbar gemacht — ausschließlich Daten der eigenen Werkstatt. Die Werkstatt entscheidet über die Aktivierung, verantwortet die Weitergabe der Adresse und kann sie jederzeit erneuern, wodurch die bisherige sofort ungültig wird. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Push-Benachrichtigungen

Kundinnen und Kunden können in der Anwendung optional Push-Benachrichtigungen aktivieren (z. B. zu Auftrags- und Terminstatus). Diese Funktion wird ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen, jederzeit widerrufbaren Einwilligung genutzt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Sie erteilen sie über die Berechtigungsabfrage Ihres Browsers bzw. Geräts. Bei der Aktivierung wird ein technisches Push-Abonnement erzeugt und auf unserem Server gespeichert: eine geräte-/browserspezifische Zustelladresse (Endpoint) sowie zwei kryptografische Schlüssel zur Verschlüsselung der Nachricht. Der Inhalt einer Benachrichtigung beschränkt sich auf Titel, kurzen Text und einen Verweis-Link innerhalb der Anwendung.

Die technische Zustellung erfolgt über den Push-Dienst des jeweiligen Browser- oder Geräteherstellers (beispielsweise Google, Apple oder Mozilla). Hierbei kann eine Übermittlung an Server dieser Anbieter außerhalb der Europäischen Union, insbesondere in die USA, erfolgen. Sie können die Benachrichtigungen jederzeit deaktivieren — in der Anwendung oder über die Benachrichtigungseinstellungen Ihres Browsers bzw. Geräts; das Push-Abonnement wird dann gelöscht. Ein Newsletter- oder Werbeversand über diesen Kanal findet nicht statt.

Zur Übermittlung in Drittländer: Übertragen wird dabei ausschließlich die vom Browser vergebene Zustelladresse zusammen mit dem Inhalt der Nachricht — und dieser Inhalt ist mit den beiden oben genannten Schlüsseln verschlüsselt, bevor er den Push-Dienst erreicht. Der Push-Dienst kann ihn nicht lesen; er stellt nur zu. Soweit dabei personenbezogene Daten in die USA gelangen, stützen wir die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit der jeweilige Anbieter danach zertifiziert ist (das gilt derzeit für Google und Apple), und im Übrigen auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Eine Kopie der Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage unter den oben genannten Kontaktdaten. Erteilen Sie die Einwilligung nicht, findet diese Übermittlung nicht statt; die Anwendung ist ohne Push-Benachrichtigungen uneingeschränkt nutzbar.

Werkstattübergreifende Service-Historie

Kundinnen und Kunden können freiwillig einwilligen, dass ihre Fahrrad- und Service-Historie auch anderen an KuKo teilnehmenden Werkstätten zugänglich gemacht wird (z. B. bei einem Werkstattwechsel). Diese Datenweitergabe erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer ausdrücklichen, jederzeit widerrufbaren Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung wird revisionssicher protokolliert; der Widerruf ist jederzeit in Ihrem Kundenprofil möglich.

Filialen einer Werkstattkette

Betreibt eine Werkstatt mehrere Standorte, sind Ihre Kundendaten und Ihre Service-Historie innerhalb dieser Standorte einsehbar — unabhängig davon, an welchem Standort Sie zuletzt waren. Verantwortliche Stelle bleibt dabei durchgehend dasselbe Unternehmen; es findet keine Weitergabe an ein anderes Unternehmen statt. Zweck ist die Durchführung des Auftrags am jeweils aufgesuchten Standort (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Abzugrenzen ist dies von der werkstattübergreifenden Service-Historie zwischen verschiedenen Unternehmen, die weiterhin nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt (siehe oben).

Performance-Messung (anonym)

Zur technischen Optimierung erfassen wir anonyme Performance-Kennzahlen (Ladezeiten, Gerätekategorie, Bildschirmgröße, Verbindungstyp) und eine zufällige Sitzungs-Kennung ohne Personenbezug. Diese Daten werden auf unserem eigenen Server gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben; es findet kein Tracking und keine Profilbildung statt. Die Sitzungs-Kennung wird beim Schließen des Browsers verworfen und nicht mit Ihrem Konto verknüpft. Weil die verbleibenden Messwerte keinen Bezug zu einer Person mehr zulassen, ist an sie keine personenbezogene Speicherdauer geknüpft; wir werten sie ausschließlich zusammengefasst zur technischen Verbesserung aus. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Datei-Uploads (Logos und Werkstatt-Dokumente)

Werkstätten können Logos sowie auftragsbezogene Dokumente (z. B. Rechnungen als PDF, Bilder) hochladen. Logos werden in einem öffentlichen Speicher-Bucket abgelegt, sonstige Dokumente in einem nicht-öffentlichen Bucket mit Zugriffsschutz. Diese können personenbezogene Daten enthalten (z. B. Name oder Anschrift auf Rechnungen). Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.